Lawatan audit dalaman pada ini diketuai oleh Encik Mohamad Yusof bin Mohamad Dan dari Pejabat Pendaftar yang bertindak sebagai Ketua Auditor dibantu oleh Encik Mohd Mawardi bin Badruddin sebagai auditor.
Mesyuarat pembukaan audit telah diadakan pada jam 9.00 pagi di Bilik Mesyuarat Perpustakaan. Ia dipengerusikan oleh Puan Hajah Faridah Md. Amin, Ketua Pustakawan dan turut dihadiri oleh pemilik-pemilik proses dan lain-lain pustakawan.
Menurut Ketua Auditor, lawatan audit bukanlah untuk mencari kesalahan tetapi bertujuan untuk penambahbaikan dalam proses kerja sedia ada. Katanya lagi, skop yang akan dinilai ialah dari segi perkhidmatan perpustakaan di mana beberapa dokumen disemak seperti manual kualiti, prosedur MS ISO 9001:2008, 11 dokumen yang melibatkan prosedur yang telah dikenalpasti serta lain-lain dokumen.
Antara kaedah yang dijalankan ialah temubual, pemerhatian, semakan rekod dan dokumen serta laporan bertulis.
Mulai jam 9.40 pagi, secara berperingkat-peringkat, pemilik proses dipanggil untuk dinilai dokumen dan proses yang telah didokumenkan itu. Ada teguran-teguran positif yang diberikan oleh para auditor yang boleh membantu dari segi penambahbaikan proses kerja sedia ada. Hampir semua proses kerja disemak dan diteliti.
Pada sebelah pagi, 20 April 2012, para auditor kelihatan bertungkus-lumus menyediakan laporan audit untuk pembentangan dapatan-dapatan audit pada sebelah petang.
Pada jam 3.00 petang, satu mesyuarat penutup diadakan di Bilik Mesyuarat Perpustakaan. Mesyuarat penutup ini dihadiri seramai 18 orang termasuk Ketua Pustakawan, auditor dan para pustakawan yang juga pemilik proses.
Berdasarkan laporan yang dibentangkan oleh ketua auditor, tiada NCR diberikan oleh melainkan beberapa teguran untuk penambahbaikan dari segi proses kerja dan dokumen. Secara keseluruhannya, laporan audit mendapati kesemua 11 prosedur kerja dipatuhi.
Auditor mencadangkan perlunya pegawai penyemak dokumen atau wakil pengurusan dilantik kerana pegawai berkaitan sebelum ini sudahpun bersara.
Dari PK01 hingga PK11, perkara yang ditegur oleh auditor ialah berkaitan simbol pada carta alir, pernomboran pada proses, terminologi, akronim, kod dan tanggungjawab pegawai.
Ketua auditor juga mencadangkan agar pembetulan atau penambahbaikan pada dokumen perlu disiapkan sebelum lawatan audit SIRIM hujung bulan April nanti. Yang penting, dalam proses kerja, apa yang dibuat perlu didokumenkan, perkara yang didokumenkan harus dilaksanakan.
Sesi penutup berakhir jam 4.30 petang.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan