Personal Assistant (PA)

Aku baru sahaja menerima seorang Pembantu Peribadi atau Personal Assistant atau ringkasnya PA bulan lalu.

Well, apa tugas sebenar PA? Cuba-cuba mencari maklumat ini di Google....

Sebenarnya kerja boleh menjadi sistematik dan cemerlang dengan adanya PA. PA kini bukan lagi seorang wanita malah kerjaya PA juga sudah diterokai kaum Adam. Lazimnya PA diperlukan bagi seseorang yang berada di dalam sesebuah organisasi yang banyak tugasan berkaitan pengurusan dan pentadbiran dan mereka hanya mempunyai 'sepasang tangan' untuk bekerja. PA ialah orang yang akan 'memberikan tangan tambahan' kepada mereka untuk mengurus sama kerja-kerja yang ada. Sekiranya ada PA tetapi ianya tidak berfungsi maka tidak ada gunanya mereka di situ.

Apakah fungsi PA?

Menguruskan seorang PA bukanlah mudah kerana PA juga merupakan seorang manusia yang perlu diurus sebagai seorang manusia bukan seperti menguruskan robot atau orang suruhan. Biasanya di dalam sesebuah jabatan, PA ialah orang yang berada dekat dengan ketua atau pemimpin dan pastinya orang itu dilantik atas kepercayaan pemimpin tersebut. PA bukanlah orang suruhan untuk menyesaikan masalah dan tugasan yang diberikan dan bukan juga untuk menggantikan tugas-tugas ketua di organisasi.

Tugas-tugas yang sesuai untuk seorang PA adalah seperti berikut:

1. Ketika menghadiri mesyuarat bersama ahli jawatankuasa organisasi, PA boleh hadir sama untuk mendengar dan mencatat perkara penting berkaitan ketua/pemimpin berkenaan.

2. Ketika menghadiri mesyuarat bersama-sama pegawai lain di dalam organisasi, PA juga boleh hadir untuk mendengar dan mencatat namun elakkan dari memberi pandangan kerana biarlah pemimpin bagi PA berkenaan bercakap.

3. PA perlu tahu bidang atau skop kerja seseorang ketua atau pemimpin mereka dan berbincang dengan pemimpin berkenaan apakah sub-kerja yang boleh dilakukan oleh seorang PA sebagai contohnya dalam mendraf surat, ucapan, mengemaskini e-mail, facebook rasmi (bukan peribadi) sebagai tugas penerangan dan sebagainya. Namun begitu  seseorang pemimpin boleh menambahkan tugasnya jika mahir menguasai kecanggihan teknologi serta boleh menyiapkan kerja-kerja dengan memanipulasi aplikasi media sosial, e-mail, aplikasi google dan sebagainya. PA boleh membuat sedikit penyelidikan dan menguruskan pemimpin mereka berdasarkan aplikasi yang dicadangkan.

4. Di dalam hal-hal tertentu, PA boleh membantu di dalam memperingatkan ketua atau pemimpin untuk hadir di dalam sesuatu acara seperti mesyuarat atau perbincangan.

5. PA boleh membuat tindakan susulan terhadap sesuatu isu yang dibangkitkan di dalam sesuatu mesyuarat. Di samping itu, mereka boleh membentuk dan mengekalkan komunikasi serta keterlibatan dengan orang-orang penting di dalam organisasi. PA perlu mengumpul dan menyelidik maklumat yang diperlukan serta membantu dalam menyediakan slaid persembahan.

6. PA juga perlu berkoordinasi dengan rakan-rakan sejawat untuk menyempurnakan tugas-tugas yang diberikan.

7. PA harus menguruskan jadual temu janji ketua/emimpin termasuk pengurusan tempahan-tempahan hotel, kapalterbang dan lain-lain.

Paling penting ialah komunikasi dua hala di antara PA dan ketua atau pemimpin dalam melancarkan tugas-tugasnya dari masa ke semasa.

Banyak aduan pernah didengari akan tabiat ketua/pemimpin dan PA. Sesetengah PA tidak mendapat layanan sebaik mungkin daripada pemimpin dan ada juga yang tidak melaksanakan tugas sebaik mungkin untuk pemimpin mereka.

Justeru, ketua atau pemimpin dan PA perlu saling faham memahami tugas di antara keduanya. PA yang banyak menolong boleh disediakan business card yang sesuai sebagai menghargai bantuan yang diberikan kepada pemimpin. Pemimpin dan PA perlu berkomunikasi dengan SMS, telefon, e-mail dan sebagainya dari masa ke semasa. Elakkan komunikasi yang tidak jelas seperti memberikan tugasan tetapi tidak jelas dari segi arahan keperluan.

PA perlu menganggap diri mereka ialah sebahagian daripada organisasi di mana kejayaan dan kegagalan organisasi berkenaan adalah juga hasil sumbangan daripada mereka. Belanjalah PA anda sekali-sekala dengan makanan dan minuman menggunakan elaun bulanan yang diberikan semasa anda menjadi ketua atau pemimpin.

Apapun tafsiran skop tugas PA, tugas hakikinya ialah berada di samping ketua/pemimpin dalam konteks kerja dan membantu menyelesaikan tugas dengan sebaik mungkin.