Semalam giliran Perpustakaan UTeM pula diaudit. Kali ini dua orang auditor yang terlibat iaitu Puan Mazne Ja'affar bertindak sebagai Ketua Auditor dan Dr. Hajah Norasiken Bakar. Kedua-duanya menjalankan proses auditan selama dua hari iaitu pada 12 hingga 13 Disember 2012.
Mesyuarat pembukaan diadakan pada jam 8.30 pagi di Bilik Mesyuarat Utama, Tingkat 2, Perpustakaan. Di antara tujuan lawatan audit ialah bagi menilai pelaksanaan sistem kualiti khususnya dari aspek pengajaran dan pembelajaran yang melibatkan 11 prosedur kerja perpustakaan.
Turut hadir di dalam mesyuarat pembukaan ialah Ketua Pustakawan dan semua pemilik proses kerja. Encik Arman Mohammad selaku wakil pengurusan dibantu oleh semua pemilik proses bertanggungjawab memastikan segala proses kerja yang telah didokumenkan dipatuhi.
Dalam tempoh pengauditan, pemilik-pemilik proses dipanggil untuk memberi keterangan terhadap dokumen yang telah disemak oleh auditor tersebut. Semua pemilik proses memberikan kerjasama sepenuhnya terhadap pelaksanaan audit ini.
Mesyuarat penutup telah diadakan pada jam 9.00 pagi, 13 November 2012. Kesimpulan daripada proses pengauditan yang dijalankan, kesemua staf faham akan proses kerja di bahagian dan unit masing-masing serta mampu menerangkan kembali proses dalam prosedur yang didokumenkan itu dengan jelas.
Ketua auditor juga memaklumkan bahawa ada sedikit penambahbaikan atau pengemaskinian perlu dibuat pada dokumen. Antaranya simbol pada carta alir (PK01) dan tandatangan pemilik prosedur (PK03). Saranan juga dibuat agar semua prosedur dikemaskini, dihantar dan dipaparkan di laman web PJKA.
Syukur, Alhamdulillah. Tiada NCR diberikan dan semua teguran auditor itu perlu diambil tindakan segera bagi mengelakkan kes 'terlepas pandang' berulang kembali.
Pembentangan berakhir jam 10.00 pagi.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan