Kemudian pada bulan Julai 2010, usaha ini menjadi lebih komited bila mana dibentuk jawatankuasa pengurusan ISO di peringkat jabatan. Sistem Pengurusan Kualiti dibentuk di mana wujudnya manual kualiti dan prosedur utama dan juga prosedur sokongan. PJKA menjadi jabatan yang banyak membantu dan menasihati pengurusan perpustakaan agar ianya selari dengan pensijilan MS ISO 9001:2008 UTeM.
Akhirnya pada 10 Januari 2011, satu lawatan audit peringkat pertama telah diadakan bertujuan untuk menilai sistem pengurusan kualiti perpustakaan selari dengan piawaian yang ditetapkan dalam MS ISO 9001:2008. Auditor yang hadir cuma seorang iaitu Puan Hajah Hawa binti Ma'arof. Beliau sampai di perpustakaan pada jam 9.15 pagi.
Beberapa orang pustakawan dan staf perpustakaan yang terlibat dengan dengan lawatan audit ini hadir di Bilik Mesyuarat 1, di Aras 2, Perpustakaan UTeM untuk mesyuarat pembukaan. Ketua Pustakawan, Puan Hajah Faridah binti Md. Amin memberikan sedikit taklimat tentang latar belakang perpustakaan dan pencapaiannya serta usaha ke arah mendapatkan pensijilan MS ISO 9001:2008.
Selepas minum pagi, Puan Hajah Hawa menjalankan tanggungjawabnya mengaudit prosedur-prosedur di dalam sistem pengurusan kualiti iaitu manual kualiti dan prosedur-prosedur utama yang lain. Skop pensijilan ialah perkhidmatan perpustakaan di kampus induk dan kampus bandar.
Pada jam 3.00 petang, diadakan mesyuarat penutup bagi mendengar dapatan hasil daripada pemerhatian dan pertanyaan oleh Puan Hajah Hawa. Sebagai auditor, beliau menyatakan bahawa Perpustakaan UTeM telah membangunkan semua dokumen mengikut keperluan Standard MS ISO 9001:2008 namun begitu terdapat beberapa dokumen yang perlu diperbaiki. Auditor juga mendapati lawatan audit dalaman sebelum ini tidak menyeluruh dan semakan juga mendapati sesetengah tindakan tidak direkodkan dengan jelas.
Pihak perpustakaan diminta memperbaiki beberapa kelemahan di dalam sistem pengurusan kualiti dalam tempoh tidak lebih daripada enam bulan untuk membolehkan lawatan audit peringkat kedua dilakukan.
Sebelum itu, pada 22 Disember 2010, lawatan audit dalaman telah dijalankan oleh Dr. Syed Najmuddin bin Syed Hassan, Pengarah Pusat Pengajaran dan Pembelajaran dan Professor Madya Norhaziah binti Md Salleh, Pensyarah FTMK. Hasil lawatan audit dalaman itu, auditor berpendapat objektif kualiti di dalam SPK mestilah realistik.
Pada 30 Disember 2010 pula,lawatan audit dalaman bagi skop pengajaran dan pembelajaran UTeM dijalankan di perpustakaan. Kali ini auditor ialah Encik Mohd Nizam bin Pavel, Timbalan Pendaftar, Bahagian Pengurusan Akademik, Pejabat Pendaftar, Encik Khairi Amri bin Mohamad, Pegawai Kewangan Kanan, Bahagian Pengurusan Aset dan Pentadbiran, Pejabat Bendahari, dan Puan Emaliana binti Kasmuri, Pensyarah FTMK. Lawatan auditor pada tarikh tersebut tidak menemukan sebarang ketidakakuran.
Kini Perpustakaan UTeM sedang berusaha memperbaiki beberapa teguran auditor bagi membolehkan lawatan audit peringkat kedua diadakan. Bila? Yang pasti ianya tidak melebihi enam bulan dan arahan daripada Ketua Pustakawan, ianya perlu diadakan segera. Semoga segala perancangan akan berjalan dengan lancar dan sasaran mencapai matlamat.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan