Program 'Lean Thinking In University Administration'

Hari Pertama

Pagi ini aku bergegas ke Kuala Lumpur untuk menghadiri satu program yang telah dirancangkan kira-kira dua bulan lalu oleh Pusat Latihan Kepimpinan, Akademi Kepimpinan Pengajian Tinggi (AKEPT) di bawah Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia.

Program bertajuk 'Lean Thinking In University Administration' ini dikendalikan oleh Prof. Dr. Jens Jorn Dahlgaard dari Linkoping University, Sweden dan dibantu oleh Prof. Dr. Su Mi Dahlgaard Park dari Lunds University, Sweden. Ia diadakan selama 2 hari iaitu dari 21 hingga 22 Oktober 2010 bertempat di Bilik Zamrud, The Saujana Kuala Lumpur, Subang.

Di antara objektif program ini diadakan ialah memastikan sesebuah universiti mampu untuk mempelajari kaedah baru mencipta nilai terhadap stakeholder melalui kaedah inovasi, pembaikan kepada proses dan mengelakkan pembaziran. Ia juga merupakan salah satu kaedah dalam meningkatkan kebolehan dan kepuasan hati pekerja dalam membentuk kolaborasi dengan warga akademik.

Penerapan Total Quality Management (TQM) di institusi pengajian tinggi bertujuan untuk membentuk ciri-ciri budaya pendidikan melalui peningkatan kepuasan pelanggan melalui penambahbaikan berterusan yang melibatkan pekerja di sesebuah universiti dan para pelajar.

Empat sesi ceramah dan bengkel diadakan. Pada hari pertama, ceramah 1 bertajuk Total Quality Management (TQM), Six Sigma and Lean - different Roadmaps to Excellence berakhir dengan bengkel bertajuk Is Lean Relevant for University Administration? Di sini peserta dibahagikan kepada beberapa kumpulan dan mereka diminta menyenaraikan bentuk-bentuk pembaziran yang berlaku di universiti secara kolektif.

Pada sebelah petang, ceramah 2 merupakan sambungan kepada tajuk ceramah sebelumnya iaitu Total Quality Management (TQM), Six Sigma and Lean - different Roadmaps to Excellence dengan bengkel bertajuk Use of a selected Roadmap to Excellence di mana peserta perlu memilih satu model pengurusan dan mencipta jalan penyelesaiannya.

Secara ringkasnya konsep lean thinking ini diambil daripada konsep lean manufacturing atau lean production iaitu corak atau sistem pengeluaran di mana menganggap perbelanjaan atau pengunaan sumber yang lain daripada tujuan menambah nilai terhadap pelanggan sebagai punca pembaziran dan perlu dihapuskan.

Sistem ini berasal daripada konsep pengurusan Toyota iaitu Toyota Production System yang menumpukan fokus asalnya untuk mengurangkan 7 jenis punca pembaziran yang dinyatakan oleh Toyota bagi penambahbaikan secara keseluruhan nilai kepada pelanggan.

Prinsip Lean (smooth/no fat) pada asalnya telah diperkenalkan oleh industri pembuatan Jepun. Istilah ini telah dijenamakan oleh Professor James P. Womack dan jururunding Daniel T.Jones yang meluangkan banyak masa untuk menganalisa kejayaan syarikat Jepun selepas perang dunia kedua dan telah membukukan kajian mereka di dalam buku berjudul 'Lean Thinking' (1989).

Bagi kebanyakan pihak, Lean adalah alat yang digunakan untuk membantu mengenalpasti dan menghapuskan pembaziran atau Muda. Muda ialah istilah dalam bahasa Jepun yang bermaksud aktiviti yang membazir dan tidak menambahnilai ataupun tidak produktif. Proses yang bernilai tambah adalah proses yang mengeluarkan produk atau perkhidmatan yang sedia dibayar oleh pelanggan.Proses akan menggunakan segala sumber dan pembaziran akan berlaku apabila sumber-sumber tersebut digunakan berlebihan daripada kuantiti sebenar untuk mengeluarkan produk atau perkhidmatan tersebut seperti yang dikehendaki oleh pelanggan.

Punca pembaziran dihapuskan dan secara langsung berlaku peningkatan kualiti dan pengurangan masa pengeluaran dan kos. Antara alat atau teknik yang digunakan adalah Value Stream Mapping,5S,Kanban(Pull systems)dan poka yoke (mistake proofing).

Pendekatan kedua yang diperkenalkan oleh Toyota adalah di mana penumpuan penambahbaikan adalah terhadap aliran atau kelancaran kerja, di mana keperluan untuk menghapuskan ketidakseragaman ('unevenness') yang terdapat di dalam sistem dan bukannya pengurangan/penghapusan pembaziran setelah ianya berlaku atau dihasilkan. Antara teknik-teknik yang digunakan untuk menambahbaikan aliran termasuklah production leveling Pull/kanban and Heijunka box.

Pihak pengurusan Toyota melihat kaedah yang sebenarnya bagi melaksanakan Lean bukan terletak pada alatnya tetapi bagaimana untuk mengurangkan 3 jenis pembaziran iaitu Muda(kerja yang tidak menambah nilai), muri(terlebih beban/kapasiti) dan mura (ketidakseragaman) yang digunakan untuk mendedahkan masalah melalui sistem.

Mengikut Toyota, 7 jenis punca pembaziran adalah seperti berikut:-

1.Pengangkutan contohnya mengangkut produk yang sebenarnya tidak diperlukan dalam melaksanakan proses pengeluaran.

2.Inventori, semua stok material, stok diproses termasuklah produk siap yang belum dipasarkan.

3.Pergerakan, pekerja atau mesin yang bergerak atau berjalan melebihi keperluan dalam proses pembuatan.

4.Menunggu dan terus menunggu untuk melakukan kerja seterusnya.

5.Lebihan pengeluaran iaitu pengeluaran yang melebihi permintaan.

6.Lebihan proses yang berlaku disebabkan oleh kelemahan alatan atau rekaan.

7.Kecacatan (defect) iaitu usaha untuk mengasingkan, memeriksa dan membaiki kecacatan.

Lima kaedah pertanyaan mengikut Kaedah 5 Why iaitu kaedah yang digunakan untuk mencari hubungan dan punca asal sesuatu masalah. Matlamat asal 5 Why adalah untuk mengenal pasti punca asal sesuatu masalah atau masalah seperti berikut.

Contohnya :

Kereta tidak boleh dihidupkan (masalah).

1.Why? – Bateri rosak.

2.Why? - Alternator tidak berfungsi.

3.Why? - Belting alternator telah rosak.

4.Why? – Jangka hayat penggunaan belting alternator telah tamat dan tidak ditukar ganti.

5.Why? – Saya tidak membuat servis ke atas kereta seperti dinyatakan oleh jadual servis (root cause-atau punca sebenar)

Sebenarnya bilangan soalan Why boleh dipanjangkan melebihi 5 kali tetapi selalunya punca asal telah dapat dikesan pada 5 kali bertanya. Matlamat utamanya adalah untuk mengelakkan analisa berdasarkan tanggapan atau andaian di samping mencari hubung kait antara satu punca ke satu punca untuk menyelesaikan keseluruhan masalah.

Bagi meningkatkan keberkesanan teknik ini soalan yang ditanya hendaklah tepat dan berkait dengan punca sebelumnya. Kebiasaannya teknik 5 Why ini digunakan oleh QC/Trouble shooter untuk mencari punca (occurance cause)berlakunya kecacatan dan punca terlepas/melepasi (outflow cause) proses pemeriksaan. Melalui teknik ini penambahbaikan dapat dilakukan ke atas hardware seperti mesin, peralatan, manusia dan sebagainya di samping software seperti dokumentasi, SOP, Arahan Kerja dan lain-lain lagi. Di antara kaedah Roadmap yang boleh digunakan ialah melalui TQM, Six-Sigma ataupun Lean Production.


Hari Kedua

Pada sebelah pagi hari kedua, sebelum ceramah bermula, Timbalan Pengarah, Pusat Latihan Kepimpinan AKEPT, Dato' Nooraishah bt. Ahmad Tajuddin mengambil masa lebih kurang 10 minit untuk mengalu-alukan kehadiran peserta dan berharap setiap peserta dapat menyalurkan maklumbalas dari segi pendapat dan pandangan kepada AKEPT agar ianya dapat disalurkan kepada Menteri Pengajian Tinggi.

Ceramah 3 bertajuk Lund University's Excellence Model, Policies and KPIs disampaikan oleh Prof. Dr. Su Mi Dahlgaard Park. Secara ringkas peserta diterangkan latar belakang Lund University yang terletak di Sweden di samping kursus-kursus yang ditawarkan. Beliau kemudian memaparkan Model Kecemerlangan yang dibentuk oleh Lund University di samping The European Excellence Model.

Kalau dibuat perbandingan dengan Malaysia, sudah tentu model kecemerlangan ini berbeza dari banyak sudut seperti bajet, kepakaran, latar belakang penubuhan, persekitaran dan sebagainya. Dan yang paling aku tertarik ialah mereka yang menyambung pendidikan di peringkat doktor falsafah mendapat tajaan dan elaun.

Sebaik selesai ceramah 3, penceramah bertanyakan sama ada peserta ingin berbincang tentang isu-isu dan cabaran yang dilontarkan oleh Dato' Nooraishah bt. Ahmad Tajuddin dan majoriti peserta bersetuju.

Akhirnya di dalam bengkel bertajuk Strategic Planning of Quality and Lean Implementation in a University Context tiga kumpulan peserta bergabung membentuk suara bagi kumpulan pentadbir yang terdiri daripada Pendaftar, Bendahari dan Perpustakaan mengutarakan beberapa isu seperti arahan yang tidak jelas, birokrasi, krisis pentadbiran, bajet, infrastruktur, staf dan sebagainya.

Pukul 12.00 tengah hari, program ditangguhkan untuk membolehkan semua peserta menjamu selera dan bagi peserta lelaki bersiap sedia ke Masjid Subang. Mereka dibawa dengan bas AKEPT ke sana.

Pada sebelah petang, ceramah 4 bertajuk Motivation and Commitment For Change: Enculturation Quality and Lean Thinking Through Focused Self-assessment and Policy Deployment (Danish, Swedish & Italian Cases) disampaikan oleh Prof. Dr. Jens Jorn Dahlgaard.

Di sini ia masih lagi membincangkan tentang model-model kecemerlangan Eropah dan mengaitkannya dengan penghasilannya terutama kepuasan pengguna. Bengkel terakhir menyusul dengan tajuk Focused Self-Assessment - a strategy for motivating and involving your people in improving the university's administrative processes? berkisar tentang menilai korelasi di antara persetujuan dan kepentingan sesuatu self-assessment. Empat perkara diberikan perhatian ialah 4P - People, Partnership & Resources, Process dan Product/Services.

Rata-rata peserta untuk program ini terdiri daripada pegawai-pegawai universiti seperti penolong pendaftar, pegawai kewangan dan juga pustakawan. Selain aku, dua lagi peserta daripada UTeM yang terlibat ialah Encik Bakri Abu Bakar dan Encik Khairi Amri Mohamad dari Pejabat Bendahari. Program 'Lean Thinking In University Administration' anjuran AKEPT ini berakhir pada jam 5.45 petang.

Penulis mengabadikan kenangan bersama Prof. Dr. Jens Jorn Dahlgaard dan Prof. Dr. Su Mi Dahlgaard Park.
























Lokasi The Saujana, Kuala Lumpur.