Lawatan Audit Peringkat Kedua MS ISO 9001:2008

Setelah melalui audit peringkat pertama persijilan MS ISO 9001:2008 Perpustakaan UTeM pada 10 Januari 2011, kini lawatan audit peringkat kedua pula diadakan pada 17 dan 18 Mac 2011. Lawatan ini bertujuan untuk memastikan sama ada sistem pengurusan kualiti sesebuah organisasi berada pada tahap memuaskan dan diimplementasikan mengikut keperluan ISO 9001:2008. Ia juga sebagai lawatan susulan terhadap dapatan daripada lawatan peringkat pertama dahulu.

Lawatan peringkat kedua dihadiri oleh dua orang auditor iaitu Puan Hajah Aine Jamaliah binti Mohamad Zain dan Puan Parimala Devi a/p Ganesan dari SIRIM QAS International. Skop pengauditan menjurus kepada dokumen-dokumen perkhidmatan perpustakaan yang telah diangkat untuk menjadi dokumen ISO perpustakaan. Beberapa kaedah digunakan oleh auditor bagi mendapatkan maklumat seperti meninjau operasi, menilai dokumen dan rekod-rekod serta menemuduga staf termasuk pengurusan sesuatu unit.

Pada hari pertama, mesyuarat pembukaan dijalankan dengan taklimat ringkas organisasi oleh Ketua Pustakawan dan juga tujuan pengauditan oleh Puan Hajah Aine Jamaliah binti Mohamad Zain.

Selepas minum pagi, para auditor menjalankan tugas masing-masing. Puan Parimala Devi menyemak dokumen sistem pengurusan kualiti seperti manual kualiti dan mendapatkan statistik tertentu sebagai rujukan. Puan Hajah Aine Jamaliah pula memantau kerja-kerja yang dijalankan di unit-unit serta memberikan pandangan tentang sesuatu proses kerja itu sebagai penambahbaikan kepada proses kerja sedia ada. Pada penghujung hari pertama, para auditor memberikan beberapa komen sebagai ulasan hasil dapatan mereka.

Pada hari kedua pula, tinjauan proses dibuat di Perpustakaan Kampus Bandar. Di samping itu, kedua auditor juga menemuramah pihak pengurusan perpustakaan bagi mendapatkan beberapa maklumat yang mereka perlukan untuk melengkapkan laporan audit tersebut. Pukul 4.30 petang, kedua auditor membentangkan hasil dapatan mereka terhadap lawatan audit perpustakaan di mana secara keseluruhannya staf telah memberikan kerjasama yang baik terhadap auditor.

Namun begitu perpustakaan menerima 3 ketakakuran kecil (NCR) dan 8 peluang penambahbaikan (OFI) yang perlu diperbaiki jika ingin segera mendapatkan persijilan ini. Tempoh diberikan ialah dua bulan.

Nampaknya jalan untuk mendapatkan persijilan MS ISO 9001:2008 sudah semakin terbuka luas. Terpulanglah kepada pihak pengurusan perpustakaan sama ada ingin mempercepatkan atau sebaliknya.

Sama-sama kita tunggu...